Política de Privacidad de la Aplicación Móvil iCont

1. Identificación del responsable del tratamiento

ICONT SERVICES, identificada con NIT 900.083.366, con domicilio principal en la Carrera 18 No. 36-64 Oficina 2-12, Bucaramanga, Santander, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de la aplicación móvil iCont.

2. Alcance de la política

La presente Política de Privacidad regula el tratamiento de los datos personales recopilados mediante la aplicación móvil iCont, disponible para dispositivos Android e iOS, así como los servicios tecnológicos, contables y administrativos asociados a su funcionamiento.

Al utilizar la aplicación, el usuario acepta las prácticas descritas en esta Política de Privacidad.

3. Información que recopilamos

Podemos recopilar las siguientes categorías de información:

3.1 Información de cuenta

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico.
• Fotografía de perfil.
• Empresa o empresas asociadas al usuario.
• Identificadores internos de usuario.

3.2 Información empresarial y contable

• Información tributaria.
• Información financiera y contable.
• Indicadores económicos.
• Calendario tributario.
• Comunicaciones y solicitudes de soporte.
• Información asociada a procesos administrativos y contables.

3.3 Documentos cargados por el usuario

• Facturas.
• Comprobantes de gastos.
• Imágenes en formatos JPG, PNG, HEIC y WEBP.
• Documentos PDF.
• Archivos adjuntados voluntariamente por el usuario.
• Notas o comentarios asociados a los documentos.

3.4 Información técnica

• Dirección IP.
• Sistema operativo.
• Versión de la aplicación.
• Idioma del dispositivo.
• Zona horaria.
• Registros de actividad y eventos de autenticación.
• Identificadores técnicos necesarios para la operación y seguridad de la plataforma.

4. Finalidades del tratamiento

La información recopilada podrá utilizarse para:

• Gestionar la creación y administración de cuentas de usuario.
• Prestar servicios contables, tributarios y administrativos.
• Permitir la carga, almacenamiento y consulta de documentos.
• Gestionar gastos y comprobantes.
• Brindar soporte técnico.
• Atender solicitudes, consultas, peticiones, quejas y reclamos.
• Garantizar la seguridad de la plataforma.
• Prevenir fraudes y accesos no autorizados.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y regulatorias.
• Mejorar el funcionamiento de la aplicación y la experiencia del usuario.
• Generar reportes, métricas operativas y estadísticas internas.

5. Autenticación y acceso

La aplicación utiliza servicios de autenticación proporcionados por Firebase Authentication, incluyendo autenticación mediante correo electrónico y contraseña y, cuando se encuentre habilitado, acceso mediante Sign-In with Google.

La información de autenticación es procesada de conformidad con las políticas y estándares de seguridad de Google Firebase.

6. Permisos del dispositivo

La aplicación podrá solicitar los siguientes permisos:

• Cámara: Permite capturar fotografías de facturas, recibos y documentos contables para su carga en la plataforma.
• Fotos y biblioteca multimedia: Permite seleccionar imágenes existentes en el dispositivo para adjuntarlas a los diferentes módulos de la aplicación.
• Archivos y documentos: Permite seleccionar y cargar archivos PDF u otros documentos compatibles.

Estos permisos son solicitados únicamente cuando la funcionalidad correspondiente es utilizada por el usuario y pueden ser revocados desde la configuración del dispositivo.

7. Almacenamiento de información

La información y los documentos cargados por los usuarios son almacenados en servicios de infraestructura tecnológica administrados mediante Google Cloud Platform y Firebase.

ICONT SERVICES implementa controles de acceso, autenticación y mecanismos de protección destinados a restringir el acceso únicamente a usuarios autorizados y al personal autorizado para la prestación de los servicios.

8. Procesamiento automatizado e inteligencia artificial

Los documentos y comprobantes cargados en la plataforma podrán ser procesados mediante herramientas automatizadas de extracción de información con el propósito de identificar datos relevantes para la gestión contable, incluyendo:

• Proveedor.
• NIT.
• Fecha.
• Número de documento.
• Concepto.
• Valores e impuestos.

Dicho procesamiento podrá realizarse mediante servicios tecnológicos proporcionados por terceros especializados, bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y protección de datos.

9. Compartición de información

La información podrá compartirse únicamente con:

• Personal autorizado de ICONT SERVICES.
• El equipo contable autorizado por la empresa usuaria.
• Proveedores tecnológicos que participan en la operación de la plataforma.
• Autoridades administrativas o judiciales cuando exista obligación legal.

ICONT SERVICES no vende, comercializa ni alquila información personal a terceros.

10. Transferencia internacional de datos

La información almacenada en la aplicación podrá ser procesada o alojada en infraestructura tecnológica ubicada dentro o fuera de Colombia, incluyendo servicios prestados por Google Cloud Platform y Firebase.

ICONT SERVICES adoptará medidas contractuales, técnicas y organizacionales destinadas a garantizar niveles adecuados de protección de los datos personales conforme a la legislación colombiana vigente.

11. Seguridad de la información

ICONT SERVICES implementa medidas razonables de seguridad física, administrativa y tecnológica destinadas a proteger la información frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación o destrucción.

Sin perjuicio de lo anterior, ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta.

12. Retención de la información

Los datos personales serán conservados mientras exista una relación contractual o comercial activa con el usuario o con la empresa vinculada.

Posteriormente podrán conservarse durante los términos exigidos por la legislación contable, tributaria, comercial y regulatoria aplicable.

13. Derechos de los titulares

Los titulares podrán ejercer los siguientes derechos:

• Conocer sus datos personales.
• Solicitar actualización o corrección.
• Solicitar supresión cuando proceda legalmente.
• Revocar autorizaciones otorgadas.
• Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.

14. Eliminación de cuenta

Los usuarios podrán solicitar la eliminación de su cuenta enviando una solicitud al correo [email protected].

Una vez validada la identidad del solicitante, ICONT SERVICES procederá a eliminar o anonimizar la información que legalmente pueda ser eliminada.

La información cuya conservación sea obligatoria por normas contables, tributarias, comerciales o regulatorias podrá mantenerse durante los períodos exigidos por la legislación aplicable.

15. Notificaciones

La aplicación podrá enviar notificaciones relacionadas con:

• Vencimientos tributarios.
• Respuestas a solicitudes.
• Actualizaciones de documentos.
• Comunicaciones operativas del servicio.

El usuario podrá administrar dichas notificaciones desde la configuración de su dispositivo cuando el sistema operativo lo permita.

16. Menores de edad

La aplicación no está dirigida a menores de edad. Si se identifica información recopilada de manera indebida de un menor, se adoptarán las medidas necesarias para su eliminación conforme a la legislación aplicable.

17. Modificaciones a esta política

ICONT SERVICES podrá modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a cambios legales, regulatorios, tecnológicos u operativos.

La versión actualizada será publicada en los canales oficiales de la compañía.

18. Contacto

Para consultas relacionadas con privacidad, protección de datos personales o ejercicio de derechos de habeas data: